Mit den Steuervereinfachungsgesetzt 2011 und eine Änderung des Umsatzsteuergesetzes sollen mit Wirkung zum 01.07.2011 die bisher sehr hohen Anforderungen an eine elektronische Rechnungslegung gelockert und damit Bürokratieaufwendungen in der Wirtschaft abgebaut werden.

Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird, also beispielsweise als PDF im Dateianhang einer E-Mail, als Dateidownload über die Website des Rechnungsstellers oder per Computer-Telefax. Eine Unterscheidung zwischen elektronischer Rechnung und Papierrechnung wird künftig nicht mehr erforderlich sein, da diese umsatzsteuerrechtlich gleich behandelt werden. Beide Rechnungsformen werden umsatzsteuerrechtlich für den Vorsteuerabzug anerkannt, wenn

• die Echtheit der Herkunft der Rechnung gewährleistet ist (d.h. Identität des Ausstellers ist sichergestellt),
• die Unversehrtheit des Inhaltes gewährleistet ist (d.h. der Inhalt wurde bei der Übermittlung nicht verändert),
• und die Lesbarkeit der Rechnung gesichert ist.

Für die Übermittlung elektronischer Rechnungen ist kein bestimmtes technologisches Verfahren vorgeschrieben, auch die Verwendung einer digitalen Signatur (bisher vorgeschrieben) ist künftig nicht mehr erforderlich. Verwendet der Absender keine qualifizierte elektronische Signatur, muss durch ein innerbetriebliches Kontrollverfahren sichergestellt werden, dass die obigen Anforderungen an die Rechnung erfüllt sind.

Dieses „innerbetriebliche Kontrollverfahren“ ist aber nichts Neues: Jeder Unternehmer prüft in eigenem Interesse, ob

• die Rechnung in der Substanz korrekt ist, also die in Rechnung gestellten Leistungen auch wirklich erbracht wurden
• der Rechnungssteller einen Zahlungsanspruch hat
• die vom Rechnungsteller angegebene Bankverbindung korrekt ist und so weiter.

Es müssen hierfür also keine neuen Verfahren entwickelt werden, eine ordnungsgemäße Buchführung und ein angemessenes Controlling sind ausreichen. Bei kleinen Unternehmen ist auch der manuelle Abgleich zwischen Rechnung und Lieferschein bzw. Angebot möglich. Das innerbetriebliche Kontrollverfahren führt also zu keinen neuen Aufzeichnungspflichten.

Keine Änderungen gibt es bei der Aufbewahrungspflicht für elektronische Rechnungen: Wurde eine Rechnung auf elektronischem Wege empfangen, muss sie auch im elektronischen Format über 10 Jahre aufbewahrt werden. Einer Aufbewahrung als Papierausdruck ist aus steuerrechtlicher Sicht nicht ausreichend.

Quelle: Bundesministerium der Finanzen
http://www.bundesfinanzministerium.de/DE/Wirtschaft__und__Verwaltung/Steuern/Veroeffentlichungen__zu__Steuerarten/Umsatzsteuer/003.html